Про совещания (#пролюдей )
Забегая вперед: я сам такой.
Многие из нас ходят на совещания. Де-факто, никакого более простого и эффективного управленческого инструмента принятия решений для групп пока не родилось. Если ими пользоваться правильно, то экономится куча времени, снижаются затраты, улучшается климат и взаимопонимание. На них ставятся задачи, принимаются решения, распространяется информация. При этом большое количество людей единовременно (если слушают) получают совершенно одинаковый набор слов и образов на вход. Что в идеале должно приносить максимальное количество пользы. Но в жизни все не так.
1️⃣ Собрались все (ну или почти все), правда собирались долго и ждали самого нужного участника. Пока ждали попутно обсудили пяток других вопросов, которые были не всем интересны, в итоге некоторым уже надоело, их расфокусировали, они занялись своими делами.
2️⃣ Потратили кучу времени, чтобы сформулировать цель. А зачем вообще собрались то? При этом пока формулировали цель ответили на львиную долю вопросов, поняли, что не хватает информации и разошлись. Часто на это уходит почти все время. Ведь каждый шел с чем-то своим. Пока не выровняли цели между всеми участниками - совершенно бессмысленно двигаться вперед.
3️⃣ Посмотрели на состав собравшихся и поняли, что кого-то не хватает, а кто-то явно лишний, ввиду чего резко сократился перечень доступных вопросов для обсуждения.
Глядя на повестки и темы совещаний часто сложно сформулировать вопрос, ответ на который будешь добывать ты и группа. Даже если есть хорошая информационная повестка, все-равно нужен какой-то добавочный смысл. Этот смысл соберет людей, сфокусирует их и изменит восприятие информации. Например, "Обсудим сложившуюся ситуацию в проекте А". Понятно. Есть сложившаяся ситуация и проект А. Обсудим чтобы что? Чтобы все поняли, что она сложилась? Или для поиска ответа на вопрос "Что бы нам такое сделать, чтобы ситуация изменилась?", или по результатам поймем "Какие ресурсы нам необходимы для разрешения кризиса?".
Поиск ответа на понятные вопросы делает более эффективным времяпрепровождение. Вопросов может быть больше одного, а вот темы лучше не смешивать. Правильно сформулировать тему, подобрать повестку по теме и к ней подобрать вопросы - это труд и серьезная задача. Ломать будет, потому как алгоритм "соберемся, разберемся" проще. Мое предположение, что это связно с тем, что формулирующий тему и вопросы берет на себя ответственность за большое количество потраченного времени. А когда повестка формируется непосредственно на мероприятии - ответственность размывается. Без формирования правильной повестки дойти до сути возможно исключительно везением.
К хорошей встрече с вопросами всегда должен быть протокол. Хоть письмом, хоть сообщением в телегу. Если нет вопросов, то и фиксировать нечего. "Заслушали отчет о проекте А". Чтобы что? Что мешало его разослать и почитать всем в свободном режиме? В протокол попадут вопросы, решения, важные мысли и идеи. И это не просто бумажка на память, это важный артефакт процесса. Взрослые дяди управляют государствами на основании протоколов заседаний есличо.
Длительность в час - не более. Лучше 40 минут. Академический час придумали не идиоты. Людям просто сложно высидеть дольше. Не влезает - что-то не то, нужно пересмотреть повестку и перечень вопросов. В противном случае все затрахаются, а пользы не будет. Уложиться в 40 минут без хорошей повестки сложно.
И, наконец, мы привыкли ходить на совещания, потому что позвали. Я своими глазами наблюдал картину, когда изначально было приглашено трое, а в итоге собралось в десять раз больше. Причем часть этих людей вообще не в контексте. Стоит запомнить - "лишние" люди снижают КПД совещаний. Если кому-то нужно быть в курсе - до них донесут необходимые решения после. После такого заседания родился этот пост.
Присутствовать != участвовать.
Участвовать = принимать решения.
Если ты не участвуешь - займись своими делами, не надо тратить время.
Вот такое пятничное занудное получилось. Большинству встреч требуются реформы.
Подкаст со мной про конфликты (свежий):)
Забегая вперед: я сам такой.
Многие из нас ходят на совещания. Де-факто, никакого более простого и эффективного управленческого инструмента принятия решений для групп пока не родилось. Если ими пользоваться правильно, то экономится куча времени, снижаются затраты, улучшается климат и взаимопонимание. На них ставятся задачи, принимаются решения, распространяется информация. При этом большое количество людей единовременно (если слушают) получают совершенно одинаковый набор слов и образов на вход. Что в идеале должно приносить максимальное количество пользы. Но в жизни все не так.
1️⃣ Собрались все (ну или почти все), правда собирались долго и ждали самого нужного участника. Пока ждали попутно обсудили пяток других вопросов, которые были не всем интересны, в итоге некоторым уже надоело, их расфокусировали, они занялись своими делами.
2️⃣ Потратили кучу времени, чтобы сформулировать цель. А зачем вообще собрались то? При этом пока формулировали цель ответили на львиную долю вопросов, поняли, что не хватает информации и разошлись. Часто на это уходит почти все время. Ведь каждый шел с чем-то своим. Пока не выровняли цели между всеми участниками - совершенно бессмысленно двигаться вперед.
3️⃣ Посмотрели на состав собравшихся и поняли, что кого-то не хватает, а кто-то явно лишний, ввиду чего резко сократился перечень доступных вопросов для обсуждения.
Глядя на повестки и темы совещаний часто сложно сформулировать вопрос, ответ на который будешь добывать ты и группа. Даже если есть хорошая информационная повестка, все-равно нужен какой-то добавочный смысл. Этот смысл соберет людей, сфокусирует их и изменит восприятие информации. Например, "Обсудим сложившуюся ситуацию в проекте А". Понятно. Есть сложившаяся ситуация и проект А. Обсудим чтобы что? Чтобы все поняли, что она сложилась? Или для поиска ответа на вопрос "Что бы нам такое сделать, чтобы ситуация изменилась?", или по результатам поймем "Какие ресурсы нам необходимы для разрешения кризиса?".
Поиск ответа на понятные вопросы делает более эффективным времяпрепровождение. Вопросов может быть больше одного, а вот темы лучше не смешивать. Правильно сформулировать тему, подобрать повестку по теме и к ней подобрать вопросы - это труд и серьезная задача. Ломать будет, потому как алгоритм "соберемся, разберемся" проще. Мое предположение, что это связно с тем, что формулирующий тему и вопросы берет на себя ответственность за большое количество потраченного времени. А когда повестка формируется непосредственно на мероприятии - ответственность размывается. Без формирования правильной повестки дойти до сути возможно исключительно везением.
К хорошей встрече с вопросами всегда должен быть протокол. Хоть письмом, хоть сообщением в телегу. Если нет вопросов, то и фиксировать нечего. "Заслушали отчет о проекте А". Чтобы что? Что мешало его разослать и почитать всем в свободном режиме? В протокол попадут вопросы, решения, важные мысли и идеи. И это не просто бумажка на память, это важный артефакт процесса. Взрослые дяди управляют государствами на основании протоколов заседаний есличо.
Длительность в час - не более. Лучше 40 минут. Академический час придумали не идиоты. Людям просто сложно высидеть дольше. Не влезает - что-то не то, нужно пересмотреть повестку и перечень вопросов. В противном случае все затрахаются, а пользы не будет. Уложиться в 40 минут без хорошей повестки сложно.
И, наконец, мы привыкли ходить на совещания, потому что позвали. Я своими глазами наблюдал картину, когда изначально было приглашено трое, а в итоге собралось в десять раз больше. Причем часть этих людей вообще не в контексте. Стоит запомнить - "лишние" люди снижают КПД совещаний. Если кому-то нужно быть в курсе - до них донесут необходимые решения после. После такого заседания родился этот пост.
Присутствовать != участвовать.
Участвовать = принимать решения.
Если ты не участвуешь - займись своими делами, не надо тратить время.
Вот такое пятничное занудное получилось. Большинству встреч требуются реформы.
Подкаст со мной про конфликты (свежий):)