Список ненужных дел (#менеджмент)
Учета задач и времени пост.
Каждый хоть раз в жизни составлял список дел, но такие списки не всегда так уж полезны, как может показаться. Сейчас ситуация осложнилась тем, что есть безумное количество всяких трекеров и напоминалок, которые совершено бесплатно позволяют держать списки дел огромного размера. Но на деле все не так очевидно. О действительно важных делах и так трудно забыть, а фиксация их в виде списка лишь немного успокаивает нас. Но бывает, что у нас есть список, а мы никак не можем начать делать хоть что-то. А кроме того, наше внимание притягивает слишком много разных вещей не из списка.
Чисто ради эксперимента - попробуйте в дополнение к списку важных дел составить список дел ненужных (можно в вашем трекере прилепить специальный тег) — тех самых, которые вас отвлекают, воруют время, лишают мотивации. Они условно бесполезны, но их непросто отличить от реальных задач. Например:
1. Приоритетные задачи, которыми в текущий момент вы не можете заняться по независящим от вас причинам. Например, для их решения требуется участие других людей либо существуют более важные дела.
2. Из личного - задачи, которые не имеют ценности для ваших жизненных приоритетов. Подумайте, заслуживают ли они того, чтобы вы тратили на них время, и заметит ли кто-то, кроме вас, разницу, если вы делегируете их другому человеку или не сделаете сейчас.
3. Текущие задачи, которые уже почти выполнены, но не идеально, поэтому вы считаете их незаконченными. При этом доведение их до идеала не сильно повлияет на конечный результат.
4. «Срочные задачи» — те, которые важны для кого-то, но не для вас.
5. Задачи, смысл которых вам не понятен, надо вспоминать.
6. Задачи, которые не вспомните, когда заводили.
Удивлению не будет предела:)
В поиске решения задачи управления задачами я провел много лет. Были разные системы учета: бумажные, электронные, с сложным флоу типа жиры, с простым флоу типа трело в две колонки (надо сделать/сделано), линейные списки в workflowy и стандартном трекеры задаче в айфоне. В итоге пришел к выводу, что когда возникает нужда в таком персональном инструменте - верный признак перегруза.
Есть несколько признаков, что что-то идет не так
1. Списки есть, но работа с ними ведется бессистемно и не на регулярной основе. У меня в календаре стояла напоминалка на утро - посмотри список задач. Я её прокрастинировал:)
2. Открыв список - вы слегка худеете от числа задач. Цена добавления - очень низкая. Взял и натыкал.
3. Глядя на задачу вы не понимаете, о чем она, и когда вы хотели бы видеть ее сделанной.
4. Задачи копятся, ряд не сходится - внизу списка живут задачи-хотелки, задачи-идеи, задачи-тосты, задачи без понятного срока годности и с сомнительной ценностью.
5. Вы прокрастинируете работу над нужным (см. начало поста), потому что вокруг столько всего интересного:)
6. Вы ругаете себя за то, что вы не сокращаете список - вечно нет времени и сил.
Сейчас я живу так - ключевые задачи сразу ставлю себе в календарь встречей минимум в час с описанием и в дату, когда я хочу эту задачу сделать, дальше откручиваю напоминалку на время, нужное для решения задачи. Так я живу в одном инструменте, в нем я вижу, смогу я заняться этой задачей, или мне напихали встреч, или есть другие дела (типа визита к врачу). Плюс отдельное спасибо Телеге за отложенные сообщения - если я что-то внезапно вспомнил, то теперь я могу хоть в ночи сразу задать вопрос или выдать поручение «на утро» и перестать про это думать. Пока мне такая система нравится. Она стимулирует анализировать - а нельзя ли сделать сразу и не записывать никуда, а если записывать - то анализировать, что к чему. Есть в моей жизни блокнотики и бумажки, но у них очень конкретная функция - когда я записываю - я лучше запоминаю.
К чему я все это написал. В рабочих трекерах мы живем в абсолютно таком же бардаке. Подумайте про это на досуге. В беде не один человек, а целая команда.
Я нерепрезентативен, не отрицаю и не порицаю системы учета задач, я лишь делюсь своими наблюдениями.
Вот такое вот пятничное получилось.
Учета задач и времени пост.
Каждый хоть раз в жизни составлял список дел, но такие списки не всегда так уж полезны, как может показаться. Сейчас ситуация осложнилась тем, что есть безумное количество всяких трекеров и напоминалок, которые совершено бесплатно позволяют держать списки дел огромного размера. Но на деле все не так очевидно. О действительно важных делах и так трудно забыть, а фиксация их в виде списка лишь немного успокаивает нас. Но бывает, что у нас есть список, а мы никак не можем начать делать хоть что-то. А кроме того, наше внимание притягивает слишком много разных вещей не из списка.
Чисто ради эксперимента - попробуйте в дополнение к списку важных дел составить список дел ненужных (можно в вашем трекере прилепить специальный тег) — тех самых, которые вас отвлекают, воруют время, лишают мотивации. Они условно бесполезны, но их непросто отличить от реальных задач. Например:
1. Приоритетные задачи, которыми в текущий момент вы не можете заняться по независящим от вас причинам. Например, для их решения требуется участие других людей либо существуют более важные дела.
2. Из личного - задачи, которые не имеют ценности для ваших жизненных приоритетов. Подумайте, заслуживают ли они того, чтобы вы тратили на них время, и заметит ли кто-то, кроме вас, разницу, если вы делегируете их другому человеку или не сделаете сейчас.
3. Текущие задачи, которые уже почти выполнены, но не идеально, поэтому вы считаете их незаконченными. При этом доведение их до идеала не сильно повлияет на конечный результат.
4. «Срочные задачи» — те, которые важны для кого-то, но не для вас.
5. Задачи, смысл которых вам не понятен, надо вспоминать.
6. Задачи, которые не вспомните, когда заводили.
Удивлению не будет предела:)
В поиске решения задачи управления задачами я провел много лет. Были разные системы учета: бумажные, электронные, с сложным флоу типа жиры, с простым флоу типа трело в две колонки (надо сделать/сделано), линейные списки в workflowy и стандартном трекеры задаче в айфоне. В итоге пришел к выводу, что когда возникает нужда в таком персональном инструменте - верный признак перегруза.
Есть несколько признаков, что что-то идет не так
1. Списки есть, но работа с ними ведется бессистемно и не на регулярной основе. У меня в календаре стояла напоминалка на утро - посмотри список задач. Я её прокрастинировал:)
2. Открыв список - вы слегка худеете от числа задач. Цена добавления - очень низкая. Взял и натыкал.
3. Глядя на задачу вы не понимаете, о чем она, и когда вы хотели бы видеть ее сделанной.
4. Задачи копятся, ряд не сходится - внизу списка живут задачи-хотелки, задачи-идеи, задачи-тосты, задачи без понятного срока годности и с сомнительной ценностью.
5. Вы прокрастинируете работу над нужным (см. начало поста), потому что вокруг столько всего интересного:)
6. Вы ругаете себя за то, что вы не сокращаете список - вечно нет времени и сил.
Сейчас я живу так - ключевые задачи сразу ставлю себе в календарь встречей минимум в час с описанием и в дату, когда я хочу эту задачу сделать, дальше откручиваю напоминалку на время, нужное для решения задачи. Так я живу в одном инструменте, в нем я вижу, смогу я заняться этой задачей, или мне напихали встреч, или есть другие дела (типа визита к врачу). Плюс отдельное спасибо Телеге за отложенные сообщения - если я что-то внезапно вспомнил, то теперь я могу хоть в ночи сразу задать вопрос или выдать поручение «на утро» и перестать про это думать. Пока мне такая система нравится. Она стимулирует анализировать - а нельзя ли сделать сразу и не записывать никуда, а если записывать - то анализировать, что к чему. Есть в моей жизни блокнотики и бумажки, но у них очень конкретная функция - когда я записываю - я лучше запоминаю.
К чему я все это написал. В рабочих трекерах мы живем в абсолютно таком же бардаке. Подумайте про это на досуге. В беде не один человек, а целая команда.
Я нерепрезентативен, не отрицаю и не порицаю системы учета задач, я лишь делюсь своими наблюдениями.
Вот такое вот пятничное получилось.