Отправка follow up по итогам встречи такое же логичное действие, как запуск компилятора после написания кода. Резюме встречи помогает ничего не упустить после переговоров, синка или совещания. Оно необходимо, чтобы закрепить договорённости, обозначить дальнейшие шаги, резюмировать то, что было на встрече, создать единое информационное поле и укрепить отношения внутри команды (или с клиентом).
Итоги важно подводить в тот же день или максимум на следующий. Это правило хорошего тона.
Как написать корректное резюме встречи и что нужно учесть?
1. Поприветствуй коллег или клиентов и поблагодари за встречу. Если адресатов письма не более трёх, то обратитесь к ним по именам.
2. Обозначь контекст: напомни тезисно, что происходило на встрече, когда она была, кто на ней присутствовал. Опиши, что обсудили и о чём договорились.
3. Чётко обозначь следующие шаги: кто за что ответственный и сроки реализации задач.
4. Приложи необходимые документы или результаты совместной работы (например, презентацию или ссылки).
5. Обозначь точки контроля (промежуточного и итогового): как будут отслеживаться результаты и кто это сделает.
6. Предложи оставить комментарии и внести корректировки, если ты что-то не учёл.
7. Оставь контакты, которые могут пригодиться в период реализации задачи.