Организация рабочих задач в Trello
Про свое планирование задач немного расскажу, как раз к началу рабочей недели. Всё очень просто - это трелло. Для больших проектов у меня есть OneNote с заметками.
К трелло я пришла не сразу, а в несколько этапов: сначала все было в голове или в хаотичных заметках, потом список задач на день, потом добавился OneNote, а затем трелло.
Я пересматривала то, как я веду задачи, только тогда, когда мне начинало не хватать текущего инструмента. Не умещается в голове - переношу на листок, не умещается на листке - OneNote и Trello. Если пытаться внедрить новое планирование тогда, когда и старое ничего, вряд ли что-то получится.
В самом трелло у меня 7 столбцов, ровно то количество, которое влезает на экран монитора, чтобы охватить взглядом все: сегодня/завтра/эта неделя/следующая неделя/месяц/на будущее/готово.
Если делить только на "сегодня" и "все остальное", можно погрязнуть в выборе следующих задач, если сегодняшние кончились, да и психологически бесконечный столбец очень давит. Многие, кто пользуются трелло, отваливаются именно из-за такого деления.
Заголовки столбцов с задачами на неделю, следующую неделю и месяц пишу всегда датами в формате: 21.10 - 25.10, 28.10 - 01.11, октябрь. Так проще заносить задачи с конкретным сроком, чтобы не лезть в календарь.
Несколько лайхфаков, которые делают Трелло для меня идеальным:
— Заносить абсолютно все задачи, даже мелкие
Ответить коллегам, поправить ТЗ, отправить документы. Особенно ответить коллегам, потому что бывают сложные вопросы, и, если я помечаю их непрочитанными в мессенджере, это сильно отвлекает. А большие вещи я заношу сначала одной задачей, а когда начинаю их делать - обычно веду отдельно заметки в OneNote или конфлю, а в трелло заношу ближайшие 2-3 подзадачи
— Заносить задачи так, чтобы и через месяц было понятно, что имелось в виду
Обязательно нужен глагол и вся важная информация: вместо задачи "пересадка", по которой вообще непонятно, что это, я пишу "написать заявку на пересадку Васи на место 44"
— Не использовать лишнего
Я не пользуюсь никакими цветовыми отметками, датами дедлайна и т.д, из-за того, что я разбиваю столбцы на две ближайшие недели и месяц - мне достаточно написать в задаче "25 ноября напомнить Маше о том-то". Если вдруг их будет не хватать, то введу.
— Всегда держать список перед глазами
Трелло всегда открыто в браузере, чтобы было легко посмотреть, что следующее
— Обновлять список каждый вечер
Если я не успела сегодня что-то сделать, переношу на завтра. Это банально, но важно.
— Не чистить столбец "готово" :)
Потому что и понадобиться могут заметки, и это альтернатива вычеркиванию пункта на листочке: всегда приятно видеть, как много ты сделал.
Про свое планирование задач немного расскажу, как раз к началу рабочей недели. Всё очень просто - это трелло. Для больших проектов у меня есть OneNote с заметками.
К трелло я пришла не сразу, а в несколько этапов: сначала все было в голове или в хаотичных заметках, потом список задач на день, потом добавился OneNote, а затем трелло.
Я пересматривала то, как я веду задачи, только тогда, когда мне начинало не хватать текущего инструмента. Не умещается в голове - переношу на листок, не умещается на листке - OneNote и Trello. Если пытаться внедрить новое планирование тогда, когда и старое ничего, вряд ли что-то получится.
В самом трелло у меня 7 столбцов, ровно то количество, которое влезает на экран монитора, чтобы охватить взглядом все: сегодня/завтра/эта неделя/следующая неделя/месяц/на будущее/готово.
Если делить только на "сегодня" и "все остальное", можно погрязнуть в выборе следующих задач, если сегодняшние кончились, да и психологически бесконечный столбец очень давит. Многие, кто пользуются трелло, отваливаются именно из-за такого деления.
Заголовки столбцов с задачами на неделю, следующую неделю и месяц пишу всегда датами в формате: 21.10 - 25.10, 28.10 - 01.11, октябрь. Так проще заносить задачи с конкретным сроком, чтобы не лезть в календарь.
Несколько лайхфаков, которые делают Трелло для меня идеальным:
— Заносить абсолютно все задачи, даже мелкие
Ответить коллегам, поправить ТЗ, отправить документы. Особенно ответить коллегам, потому что бывают сложные вопросы, и, если я помечаю их непрочитанными в мессенджере, это сильно отвлекает. А большие вещи я заношу сначала одной задачей, а когда начинаю их делать - обычно веду отдельно заметки в OneNote или конфлю, а в трелло заношу ближайшие 2-3 подзадачи
— Заносить задачи так, чтобы и через месяц было понятно, что имелось в виду
Обязательно нужен глагол и вся важная информация: вместо задачи "пересадка", по которой вообще непонятно, что это, я пишу "написать заявку на пересадку Васи на место 44"
— Не использовать лишнего
Я не пользуюсь никакими цветовыми отметками, датами дедлайна и т.д, из-за того, что я разбиваю столбцы на две ближайшие недели и месяц - мне достаточно написать в задаче "25 ноября напомнить Маше о том-то". Если вдруг их будет не хватать, то введу.
— Всегда держать список перед глазами
Трелло всегда открыто в браузере, чтобы было легко посмотреть, что следующее
— Обновлять список каждый вечер
Если я не успела сегодня что-то сделать, переношу на завтра. Это банально, но важно.
— Не чистить столбец "готово" :)
Потому что и понадобиться могут заметки, и это альтернатива вычеркиванию пункта на листочке: всегда приятно видеть, как много ты сделал.