Про общение с заказчиками и партнерами
Почему-то, когда начинается общение с заказчиками, коллегами из других компаний и иногда своими же коллегами, у многих срабатывает переключатель "разговаривать серьезно и солидно". Это выражается в том, что фразы становятся излишне официальными - настолько официальными, что за нагромождением ненужных слов можно потерять смысл.
Например, часто случаются такие диалоги:
- Коллеги, добрый день. Не могли бы вы подсказать, почему при посылаемом к вам запросе на получение информации о пользователе в ответ приходит ошибка… (пример запроса)
- Дело в том, что для вашей конфигурации на нашей стороне установлены ограничения, которые мы обговаривали ранее, и, как мы указали выше, для получения содержательной информации вам необходимо пробрасывать все обязательные параметры.
А теперь сравните его с таким диалогом:
- Коллеги, добрый день. Подскажите, почему на этот запрос мы получаем ошибку такую-то? (пример запроса)
- Добрый день! Вы забыли передать параметр userId. Вот пример правильного запроса (пример запроса)
И все, дело сразу идет быстрее. В разговорах со всеми заинтересованными лицами следует помнить, что на той стороне такие же ребята, как вы, вы делаете одно дело и главная цель не запутать, а помочь, поэтому:
1. Избегайте сложных фраз и предложений: "необходимо", "следовало бы сказать" заменяйте их на "нужно", "поэтому" или выкидывайте вовсе: очень многие слова можно выкинуть, не теряя сути фразы. Сравните фразы "мы передаем различные нужные вам параметры" и "мы передаем нужные вам параметры" - смысл один, но в первой на слово больше и читается чуть сложнее.
2. Убирайте из фраз все, что не относится к сути проблемы. Не рассказывайте коллегам технических подробностей вашей системы, если это напрямую на них не влияет, не загружайте их ненужной информацией
3. Не приводите отсылок к началу переписок: вместо того, чтобы написать "посмотрите документацию, которую мы вам отправили полгода назад" или "см. сообщение от 14 авг. 2000 года", отправьте эту документацию еще раз или продублируйте сообщение.
4. Пробуйте не просто отвечать "да/нет" на вопросы, а понимать, почему вас об этом спрашивают. Попробуйте отвечать на вопросы чуть шире, чем вас попросили: вместо "да, этот параметр нужен" написать "да, этот параметр нужен, потому что бывают такие случаи, что…" - очень часто в таких объяснениях можно заранее выявить нестандартные случаи.
Бывает, конечно, когда надо составить очень официальное письмо или вы говорите с ну очень важными людьми. Но если это не тот случай, старайтесь писать просто и понятно.
Почему-то, когда начинается общение с заказчиками, коллегами из других компаний и иногда своими же коллегами, у многих срабатывает переключатель "разговаривать серьезно и солидно". Это выражается в том, что фразы становятся излишне официальными - настолько официальными, что за нагромождением ненужных слов можно потерять смысл.
Например, часто случаются такие диалоги:
- Коллеги, добрый день. Не могли бы вы подсказать, почему при посылаемом к вам запросе на получение информации о пользователе в ответ приходит ошибка… (пример запроса)
- Дело в том, что для вашей конфигурации на нашей стороне установлены ограничения, которые мы обговаривали ранее, и, как мы указали выше, для получения содержательной информации вам необходимо пробрасывать все обязательные параметры.
А теперь сравните его с таким диалогом:
- Коллеги, добрый день. Подскажите, почему на этот запрос мы получаем ошибку такую-то? (пример запроса)
- Добрый день! Вы забыли передать параметр userId. Вот пример правильного запроса (пример запроса)
И все, дело сразу идет быстрее. В разговорах со всеми заинтересованными лицами следует помнить, что на той стороне такие же ребята, как вы, вы делаете одно дело и главная цель не запутать, а помочь, поэтому:
1. Избегайте сложных фраз и предложений: "необходимо", "следовало бы сказать" заменяйте их на "нужно", "поэтому" или выкидывайте вовсе: очень многие слова можно выкинуть, не теряя сути фразы. Сравните фразы "мы передаем различные нужные вам параметры" и "мы передаем нужные вам параметры" - смысл один, но в первой на слово больше и читается чуть сложнее.
2. Убирайте из фраз все, что не относится к сути проблемы. Не рассказывайте коллегам технических подробностей вашей системы, если это напрямую на них не влияет, не загружайте их ненужной информацией
3. Не приводите отсылок к началу переписок: вместо того, чтобы написать "посмотрите документацию, которую мы вам отправили полгода назад" или "см. сообщение от 14 авг. 2000 года", отправьте эту документацию еще раз или продублируйте сообщение.
4. Пробуйте не просто отвечать "да/нет" на вопросы, а понимать, почему вас об этом спрашивают. Попробуйте отвечать на вопросы чуть шире, чем вас попросили: вместо "да, этот параметр нужен" написать "да, этот параметр нужен, потому что бывают такие случаи, что…" - очень часто в таких объяснениях можно заранее выявить нестандартные случаи.
Бывает, конечно, когда надо составить очень официальное письмо или вы говорите с ну очень важными людьми. Но если это не тот случай, старайтесь писать просто и понятно.