В последние годы растет тенденция к переходу в электронное пространство. Это касается графика работы, коммуникации между сотрудниками и даже документооборота. В современном мире электронные договоры обладают такой же юридической силой, как и классические бумажные с привычными нам подписями и печатями. Электронный документооборот (ЭДО) также используют для оформления документов бухгалтерского и налогового учета. О том, какие плюсы и минусы есть у ЭДО, рассказываем ниже⤵
Чем удобен ЭДО?
ЭДО не старается полностью поменять бизнес-процессы, он помогает оптимизировать их. Такой формат значительно ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Теперь такие задачи, как согласование, подписание и отправка документов, можно выполнить за пару минут вместо привычных нескольких дней. Главное, что сама система работы в компании не меняется.
Преимущества работы с ЭДО:
▪️Более надежный способ хранения и поиска документов
При работе с бумажными носителями часто происходят ошибочное присвоение неправильных регистрационных номеров, а также потери документов. ЭДО устраняет эти проблемы. Так, автоматическая регистрация позволяет присваивать свой индивидуальный номер каждому документу, а если файл был случайно удален сотрудниками, то его можно восстановить.
▪️Ускоренный процесс обработки
Системы электронного документооборота могут обрабатывать файлы быстрее, чем при использовании электронной почты или мессенджеров, благодаря тому, что над одним документом одновременно могут работать несколько сотрудников. Это довольно удобно, ведь у вас исчезает необходимость часто пересылать друг другу отредактированные файлы.
▪️Сокращение затрат
Затраты на печать и доставку бумаг составляют отдельную часть в графе расходов компании. На пересылку пакета документов уходит минимум 40–50 рублей. С электронным документооборотом отправка и получение файлов будет бесплатным.
▪️Безопасный документооборот
При отправке документов по имейлу злоумышленники могут взломать почту и перехватить письмо с важной информацией. Система ЭДО обеспечит безопасную передачу данных, шифруя файлы, которые отправляют друг другу контрагенты.
Недостатки работы с ЭДО:
▪️Перейти на ЭДО слишком сложно
После привычного использования бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Необходимо установить специальное ПО, поддерживающее электронный документооборот, а также обучить действующий персонал работать с документами новым способом. Возможно, в штат придется добавить администратора, который будет следить, настраивать и обслуживать систему ЭДО.
▪️На ЭДО нужно переводить контрагентов
Обмен электронными документами происходит между контрагентами, поэтому партнерам также необходимо внедрить ЭДО, иначе вашей компании придется одновременно вести две «ветки»: цифровую и бумажную.
▪️Проблема конфиденциальности
При работе с ЭДО секретные данные могут увидеть сотрудники, у которых нет на то полномочий. Но классический бумажный документооборот не превосходит в этом параметре: документы могут потеряться даже при хранении в специально отведенном для них месте, а утилизировать их гораздо сложнее, чем документы в электронном виде.
Чем удобен ЭДО?
ЭДО не старается полностью поменять бизнес-процессы, он помогает оптимизировать их. Такой формат значительно ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Теперь такие задачи, как согласование, подписание и отправка документов, можно выполнить за пару минут вместо привычных нескольких дней. Главное, что сама система работы в компании не меняется.
Преимущества работы с ЭДО:
▪️Более надежный способ хранения и поиска документов
При работе с бумажными носителями часто происходят ошибочное присвоение неправильных регистрационных номеров, а также потери документов. ЭДО устраняет эти проблемы. Так, автоматическая регистрация позволяет присваивать свой индивидуальный номер каждому документу, а если файл был случайно удален сотрудниками, то его можно восстановить.
▪️Ускоренный процесс обработки
Системы электронного документооборота могут обрабатывать файлы быстрее, чем при использовании электронной почты или мессенджеров, благодаря тому, что над одним документом одновременно могут работать несколько сотрудников. Это довольно удобно, ведь у вас исчезает необходимость часто пересылать друг другу отредактированные файлы.
▪️Сокращение затрат
Затраты на печать и доставку бумаг составляют отдельную часть в графе расходов компании. На пересылку пакета документов уходит минимум 40–50 рублей. С электронным документооборотом отправка и получение файлов будет бесплатным.
▪️Безопасный документооборот
При отправке документов по имейлу злоумышленники могут взломать почту и перехватить письмо с важной информацией. Система ЭДО обеспечит безопасную передачу данных, шифруя файлы, которые отправляют друг другу контрагенты.
Недостатки работы с ЭДО:
▪️Перейти на ЭДО слишком сложно
После привычного использования бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Необходимо установить специальное ПО, поддерживающее электронный документооборот, а также обучить действующий персонал работать с документами новым способом. Возможно, в штат придется добавить администратора, который будет следить, настраивать и обслуживать систему ЭДО.
▪️На ЭДО нужно переводить контрагентов
Обмен электронными документами происходит между контрагентами, поэтому партнерам также необходимо внедрить ЭДО, иначе вашей компании придется одновременно вести две «ветки»: цифровую и бумажную.
▪️Проблема конфиденциальности
При работе с ЭДО секретные данные могут увидеть сотрудники, у которых нет на то полномочий. Но классический бумажный документооборот не превосходит в этом параметре: документы могут потеряться даже при хранении в специально отведенном для них месте, а утилизировать их гораздо сложнее, чем документы в электронном виде.