Позаботьтесь о читателе
В мире всё сильнее и активнее расцветает удаленная работа и письменная коммуникация (к сожалению, голосовухи тоже). Поэтому становится всё важнее уметь правильно, понятно и вежливо писать тексты (сообщения в чатике, письма, документацию, статьи и т.д.).
Суть идеи
Позаботьтесь о читателе.
Эта идея мне была всегда интуитивно понятна, но более формализовано я её прочитал в книге Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Новые правила деловой переписки».
Там это не совсем в какую-то отдельную главу выделено, а просто сквозит через всю книгу во множестве примеров.
Я считаю, что подумать о комфорте получателя сообщения – это и порядочно, и эффективно одновременно.
Что делать?
Попробовать представить себя на месте человека, которому мы пишем, посмотреть на свое сообщение глазами читающего, прикинуть на себя контекст, интонацию, пользу. Возможно, это наведет на какие-то мысли по улучшениям.
Нужны примеры
⁃ Вы собираете встречу, на которой хотите обсудить три важные фичи в разработке проекта. Но называете её «о проекте», не добавляете никакого описания, и кидаете её семи людям. Смотрим со стороны этих людей. Совсем непонятно, о чем конкретно в этом проекте мы будем разговаривать, подготовиться к этой встрече невозможно, и я совсем не понимаю, а точно ли я там нужен, или окажется, что про мою часть работы там ничего нет, а я зря время потрачу.
Очевидный простор для улучшений: указать побольше контекста в описание встречи и понятно её назвать.
⁃ Вы продолбали дедлайн и теперь пишете в соседний отдел «Доброго времени суток, коллеги! Пожалуйста, сделайте эту штуку через 7.5 секунд. Заранее спасибо!». Теперь ставим себя на сторону коллеги, который в разгаре своих дел получает такое письмо. Вы что там совсем уже? Какие добрые времена суток? Что я вам за 7.5 секунд сделаю? Почему заранее не предупредили? Спасибо заранее какое-то, как будто я прям точно сейчас подорвусь и начну ваши косяки закрывать. А если не сделаю, то у меня проблемы будут или у вас?
Очевидный простор для улучшений: как порядочный человек извиниться за такую срочность, объяснить хотя бы в общих чертах, почему так вышло, почему эта задача важна и почему нельзя никак её откладывать. В идеале еще и предложить помощь в исполнении, потому что продолбались-то вы.
⁃ Вы участвуете в почтовой переписке, понимаете, что нужно что-то сделать, чего не можете сделать вы, а может, ваш коллега. Форвардите ему весь тред без пояснений, пусть почитает. Идем на место коллеги. Ну и что вы мне нафорвардили, мне весь тред теперь читать? А точно мне нужно его читать, или вы не тому нафорвардили? А что нужно сделать-то в итоге, вы ж по ходу треда 3 раза переобулись. Ну вы там совсем уже.
Очевидный простор для улучшений: форвардинг треда с кратким резюме, что и почему нужно сделать.
Итог
Уважайте и заботьтесь о читающих ваши сообщения, как хотите, чтобы уважали и заботились о вас.
В мире всё сильнее и активнее расцветает удаленная работа и письменная коммуникация (к сожалению, голосовухи тоже). Поэтому становится всё важнее уметь правильно, понятно и вежливо писать тексты (сообщения в чатике, письма, документацию, статьи и т.д.).
Суть идеи
Позаботьтесь о читателе.
Эта идея мне была всегда интуитивно понятна, но более формализовано я её прочитал в книге Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Новые правила деловой переписки».
Там это не совсем в какую-то отдельную главу выделено, а просто сквозит через всю книгу во множестве примеров.
Я считаю, что подумать о комфорте получателя сообщения – это и порядочно, и эффективно одновременно.
Что делать?
Попробовать представить себя на месте человека, которому мы пишем, посмотреть на свое сообщение глазами читающего, прикинуть на себя контекст, интонацию, пользу. Возможно, это наведет на какие-то мысли по улучшениям.
Нужны примеры
⁃ Вы собираете встречу, на которой хотите обсудить три важные фичи в разработке проекта. Но называете её «о проекте», не добавляете никакого описания, и кидаете её семи людям. Смотрим со стороны этих людей. Совсем непонятно, о чем конкретно в этом проекте мы будем разговаривать, подготовиться к этой встрече невозможно, и я совсем не понимаю, а точно ли я там нужен, или окажется, что про мою часть работы там ничего нет, а я зря время потрачу.
Очевидный простор для улучшений: указать побольше контекста в описание встречи и понятно её назвать.
⁃ Вы продолбали дедлайн и теперь пишете в соседний отдел «Доброго времени суток, коллеги! Пожалуйста, сделайте эту штуку через 7.5 секунд. Заранее спасибо!». Теперь ставим себя на сторону коллеги, который в разгаре своих дел получает такое письмо. Вы что там совсем уже? Какие добрые времена суток? Что я вам за 7.5 секунд сделаю? Почему заранее не предупредили? Спасибо заранее какое-то, как будто я прям точно сейчас подорвусь и начну ваши косяки закрывать. А если не сделаю, то у меня проблемы будут или у вас?
Очевидный простор для улучшений: как порядочный человек извиниться за такую срочность, объяснить хотя бы в общих чертах, почему так вышло, почему эта задача важна и почему нельзя никак её откладывать. В идеале еще и предложить помощь в исполнении, потому что продолбались-то вы.
⁃ Вы участвуете в почтовой переписке, понимаете, что нужно что-то сделать, чего не можете сделать вы, а может, ваш коллега. Форвардите ему весь тред без пояснений, пусть почитает. Идем на место коллеги. Ну и что вы мне нафорвардили, мне весь тред теперь читать? А точно мне нужно его читать, или вы не тому нафорвардили? А что нужно сделать-то в итоге, вы ж по ходу треда 3 раза переобулись. Ну вы там совсем уже.
Очевидный простор для улучшений: форвардинг треда с кратким резюме, что и почему нужно сделать.
Итог
Уважайте и заботьтесь о читающих ваши сообщения, как хотите, чтобы уважали и заботились о вас.