Что ждет от вас начальник, отправив письмо с текстом: "посмотри, пожалуйста" ?
Что мы советуем делать, если в почту прилетело очередное "любимое" письмо - одно из тех, где задача и есть, и в то же время ее еще нет?
✅Шаг 1. Давайте поймем, почему начальник прислал именно это, а не подробное описание с пошаговым планом?
Во-первых, у него нет времени. Во-вторых, он верит, что вы справитесь.
Многие начинают сердиться на такие письма, так как за ними обычно скрывается долгие и сложные попытки выяснить кто, что и зачем от вас хочет. Вы начинаете сердиться, что начальник дурак или лентяй, потому что забываете о второй, самой важной части. Внимание! Он верит, что вы справитесь.
Ну как, осознали ответственность? А теперь вперед - докажите, что достойны❗
✅Шаг 2. Выяснить сроки
Этот шаг наиболее важен, поскольку начальник в большинстве случаев не знает, чем вы занимаетесь в данный момент времени. Вы можете пить кофе или отвечать на взволнованные вопросы главного заказчика по поводу только что установленной на прод функциональности. Письмо начальника может содержать просьбу прямо сейчас взять задачу в работу - но даже тогда ответственность за пиритизацию ваших дел остается на вас.
Именно поэтому первым делом мы рекомендуем вам поискать в письме даты. Если прямого указания нет, тут же пишите письмо: "Иван Петрович, подскажите, пожалуйста, к какому сроку нужно разобраться с этим вопросом?".
Термины "начни, когда сможешь", "посмотри завтра", "прямо сейчас" не являются четкими указаниями. Правда, "прямо сейчас" - это уже не ваша ошибка, а руководителя, поскольку задачи, требующие мгновенного отвлечения сотрудника лучше ставить в устной форме. Если в этот момент вы не прочли почту, достанется, конечно вам.. Но смело отправляйте эту статью своему начальнику. Он должен понимать, что никто не идеален и над собой тоже надо поработать.
Есть две причины пропустить данный шаг. Или ранее вы уже договорились о том, что задача придет. Или по контексту очевидно, что задавать вопрос о сроках нужно не начальнику, а тому, чье письмо вам переслали.
✅Шаг 3. Понять предусловие
Почему возникла эта задача?
Кто-то написал вашему начальнику жалобу в вашу сторону. Он переслал письмо, чтобы вы могли пояснить причину негатива
Это приглашение на встречу и вы должны оценить необходимость участия
Заказчик просит добавить требования, а значит вы всего лишь должны оценить их на адекватность
Кто-то задает вопросы. В этом случае от вас ожидают ответ или хотя бы перенаправление письма к нужному человеку. Ответ " не знаю", "это не ко мне" и "это Петина область" начальника не порадуют, так как требуют от него дополнительных действий. Зачем заставлять его дополнительно поработать? Помогите - и это окупится.
Заказчик просит демонстрацию. Вероятно, от вас ожидают ее организации. Если ранее вы подобными вещами не занимались, стоит уточнить - может, все-таки, это не к вам?
✅Шаг 4. Выясните детали
В случае непонятных писем от заказчика нет ничего лучше, чем позвонить ему. Это лучше сделать по горячим следам, задавая вопросы "Уточните пожалуйста, что вы имели ввиду" и "А к какому сроку желательно это сделать"
✅Шаг 5. Проинформировать о статусе и планах
Если задача не очень быстрая, по срокам все понятно и вы не планируете ее делать прямо сейчас, набросайте в ответ кратенький план действий. Пример идеального ответа может выглядеть так: "Они хотят, чтобы мы показали им продукт А завтра в 10:00. Я подготовлю план и согласую сегодня, поставлю вас в копию. Нам понадобятся ресурсы команды Б. Если не получится договориться, подключу вас. Показывать будем в зале B, поставлю вас в копию приглашения. "
☝Что это вам даст?
❗Вы станете незаменимы. Начальник станет ощущать себя так, будто ему ускорили процессор или подключили дополнительный SSD-шник. В конце концов он поймет, что дело в вас - даже "Нарцисы" замечают людей вокруг, когда те уходят в отпуск. 🤣
Что мы советуем делать, если в почту прилетело очередное "любимое" письмо - одно из тех, где задача и есть, и в то же время ее еще нет?
✅Шаг 1. Давайте поймем, почему начальник прислал именно это, а не подробное описание с пошаговым планом?
Во-первых, у него нет времени. Во-вторых, он верит, что вы справитесь.
Многие начинают сердиться на такие письма, так как за ними обычно скрывается долгие и сложные попытки выяснить кто, что и зачем от вас хочет. Вы начинаете сердиться, что начальник дурак или лентяй, потому что забываете о второй, самой важной части. Внимание! Он верит, что вы справитесь.
Ну как, осознали ответственность? А теперь вперед - докажите, что достойны❗
✅Шаг 2. Выяснить сроки
Этот шаг наиболее важен, поскольку начальник в большинстве случаев не знает, чем вы занимаетесь в данный момент времени. Вы можете пить кофе или отвечать на взволнованные вопросы главного заказчика по поводу только что установленной на прод функциональности. Письмо начальника может содержать просьбу прямо сейчас взять задачу в работу - но даже тогда ответственность за пиритизацию ваших дел остается на вас.
Именно поэтому первым делом мы рекомендуем вам поискать в письме даты. Если прямого указания нет, тут же пишите письмо: "Иван Петрович, подскажите, пожалуйста, к какому сроку нужно разобраться с этим вопросом?".
Термины "начни, когда сможешь", "посмотри завтра", "прямо сейчас" не являются четкими указаниями. Правда, "прямо сейчас" - это уже не ваша ошибка, а руководителя, поскольку задачи, требующие мгновенного отвлечения сотрудника лучше ставить в устной форме. Если в этот момент вы не прочли почту, достанется, конечно вам.. Но смело отправляйте эту статью своему начальнику. Он должен понимать, что никто не идеален и над собой тоже надо поработать.
Есть две причины пропустить данный шаг. Или ранее вы уже договорились о том, что задача придет. Или по контексту очевидно, что задавать вопрос о сроках нужно не начальнику, а тому, чье письмо вам переслали.
✅Шаг 3. Понять предусловие
Почему возникла эта задача?
Кто-то написал вашему начальнику жалобу в вашу сторону. Он переслал письмо, чтобы вы могли пояснить причину негатива
Это приглашение на встречу и вы должны оценить необходимость участия
Заказчик просит добавить требования, а значит вы всего лишь должны оценить их на адекватность
Кто-то задает вопросы. В этом случае от вас ожидают ответ или хотя бы перенаправление письма к нужному человеку. Ответ " не знаю", "это не ко мне" и "это Петина область" начальника не порадуют, так как требуют от него дополнительных действий. Зачем заставлять его дополнительно поработать? Помогите - и это окупится.
Заказчик просит демонстрацию. Вероятно, от вас ожидают ее организации. Если ранее вы подобными вещами не занимались, стоит уточнить - может, все-таки, это не к вам?
✅Шаг 4. Выясните детали
В случае непонятных писем от заказчика нет ничего лучше, чем позвонить ему. Это лучше сделать по горячим следам, задавая вопросы "Уточните пожалуйста, что вы имели ввиду" и "А к какому сроку желательно это сделать"
✅Шаг 5. Проинформировать о статусе и планах
Если задача не очень быстрая, по срокам все понятно и вы не планируете ее делать прямо сейчас, набросайте в ответ кратенький план действий. Пример идеального ответа может выглядеть так: "Они хотят, чтобы мы показали им продукт А завтра в 10:00. Я подготовлю план и согласую сегодня, поставлю вас в копию. Нам понадобятся ресурсы команды Б. Если не получится договориться, подключу вас. Показывать будем в зале B, поставлю вас в копию приглашения. "
☝Что это вам даст?
❗Вы станете незаменимы. Начальник станет ощущать себя так, будто ему ускорили процессор или подключили дополнительный SSD-шник. В конце концов он поймет, что дело в вас - даже "Нарцисы" замечают людей вокруг, когда те уходят в отпуск. 🤣