Пишу крохотный очерк о том, как я стал дисциплинированнее задарма.
Для эффективного рабочего процесса оказалось очень важно две вещи:
- планировать регулярно и честно, не кривляясь, держать перед собой отчёт по несделанному
- придерживаться плана.
Если проблема управлять собой не такая сложная (лично для меня; your mileage may vary), то что делать с взаимодействиями, непонятно. Всякие zero inbox и другое сектантство проходят быстро, оставляют лёгкое послевкусие стыда за свою конченную неизбывную безалаберность.
Я для себя смог решить вопрос с почтой вот как.
Первое: завел папки в почте (помимо входящей)
1. На эту неделю
2. На потом
3. Мониторить
Второе: проверяю рабочую почту дважды в день, утром и вечером, по простому алгоритму, который будет ниже.
Алгоритм несложный.
1.Разобрать папку "входящие". Если не требует ответа от нас, отправляем в архив (для поисков потом) или удаляем.
2. Если ответ требует меньше пяти минут, пишем его, отправляем. Тут будет нюанс @@, к которому вернёмся позже.
3. Если ответ требует подготовки, переносим его в папку "На эту неделю" или на "Потом".
4. В течение дня разбираем папку "Эта неделя" - это и есть наш коммуникационный план, отвечаем на письма, готовим работы и т.п. Если понимаем, что срочность пропала - переносим в "Потом". Если папка опустела -- просматриваем папку "Потом", переносим из нее по очереди в "Эта неделя", работаем как раньше описал.
5. Все, что мы отправляем, может требовать реакции от других или нет. Вот и нюанс @@: если не ждем реакции - отправленное письмо кидаем в архив, если ждем - кидаем его в папку "Мониторить".
6. Периодически (я раз в день, обычно вечером) просматриваем папку "Мониторить", покусываем тех, кто не отвечает нам. Таким образом ни одно поручение не остаётся забытым.
Остаеnся научиться более-менее крупные задачи вести не устно и в чатах, а в тикетах и документах, и почтой их подтверждать -- ну и все, вы великолепны.
Аутлук ещё и предложил частые действия (ответить и перенести) вынести на панель и повесить на хоткей, очень удобно.
Итого, три папки и 20-30 минут времени в день дают возможность стать почти 100% надёжным контрагентом, и не забывать задачи.
P.S. Все эти приемы -- копия практик бюрократов-делопроизводителей начала-середины XX века, никакой революции
Для эффективного рабочего процесса оказалось очень важно две вещи:
- планировать регулярно и честно, не кривляясь, держать перед собой отчёт по несделанному
- придерживаться плана.
Если проблема управлять собой не такая сложная (лично для меня; your mileage may vary), то что делать с взаимодействиями, непонятно. Всякие zero inbox и другое сектантство проходят быстро, оставляют лёгкое послевкусие стыда за свою конченную неизбывную безалаберность.
Я для себя смог решить вопрос с почтой вот как.
Первое: завел папки в почте (помимо входящей)
1. На эту неделю
2. На потом
3. Мониторить
Второе: проверяю рабочую почту дважды в день, утром и вечером, по простому алгоритму, который будет ниже.
Алгоритм несложный.
1.Разобрать папку "входящие". Если не требует ответа от нас, отправляем в архив (для поисков потом) или удаляем.
2. Если ответ требует меньше пяти минут, пишем его, отправляем. Тут будет нюанс @@, к которому вернёмся позже.
3. Если ответ требует подготовки, переносим его в папку "На эту неделю" или на "Потом".
4. В течение дня разбираем папку "Эта неделя" - это и есть наш коммуникационный план, отвечаем на письма, готовим работы и т.п. Если понимаем, что срочность пропала - переносим в "Потом". Если папка опустела -- просматриваем папку "Потом", переносим из нее по очереди в "Эта неделя", работаем как раньше описал.
5. Все, что мы отправляем, может требовать реакции от других или нет. Вот и нюанс @@: если не ждем реакции - отправленное письмо кидаем в архив, если ждем - кидаем его в папку "Мониторить".
6. Периодически (я раз в день, обычно вечером) просматриваем папку "Мониторить", покусываем тех, кто не отвечает нам. Таким образом ни одно поручение не остаётся забытым.
Остаеnся научиться более-менее крупные задачи вести не устно и в чатах, а в тикетах и документах, и почтой их подтверждать -- ну и все, вы великолепны.
Аутлук ещё и предложил частые действия (ответить и перенести) вынести на панель и повесить на хоткей, очень удобно.
Итого, три папки и 20-30 минут времени в день дают возможность стать почти 100% надёжным контрагентом, и не забывать задачи.
P.S. Все эти приемы -- копия практик бюрократов-делопроизводителей начала-середины XX века, никакой революции